Merencanakan dan menyelenggarakan sebuah acara tentu bukan perkara yang mudah, apalagi untuk event-event besar seperti konser musik, pameran, dan sejenisnya. Agar acara yang diselenggarakan sukses, tentu dibutuhkan manajemen event yang tepat dan profesional.

Pasalnya untuk menyelenggarakan acara sendiri akan sangat menyita waktu, tenaga dan pikiran. Itulah sebabnya peran vendor event management dalam setiap acara sangat penting dan tidak boleh diremehkan. Untuk menciptakan acara yang sukses, Anda perlu menyimak ulasan berikut.

Baca juga: Ayo Kenali Lebih Mendalam Konsep Manajemen Event!

Tips Terbaik Mewujudkan Manajemen Event yang Sukses

Ada banyak hal yang harus diperhatikan sebelum penyelenggaraan event, dan semuanya membutuhkan perencanaan yang benar-benar matang. Agar acara berjalan sesuai harapan dan meraih kesuksesan, berikut ini beberapa tips terbaik yang wajib diperhatikan.

1. Membuat Rencana yang Matang

Tips pertama adalah membuat perencanaan yang matang dari jauh-jauh hari dengan rencana yang realistis. Untuk acara besar setidaknya 4-6 bulan sebelumnya harus sudah direncanakan dengan baik dan acara kecil sebulan sebelumnya. Siapkan pula rencana cadangan untuk mengantisipasi hal-hal di luar rencana.

2. Negosiasi

Pada dasarnya, apa yang disampaikan oleh pihak event management masih dapat dinegosiasikan. Oleh karena itu, sebaiknya Anda sudah menetapkan anggaran sebelum bertemu dengan vendor.

3. Koordinasi Tanggung Jawab

Dalam manajemen event, sangat penting untuk memisahkan berbagai elemen dalam acara menjadi beberapa bagian, seperti pendaftaran, transportasi, catering dan lain sebagainya. Dan setiap anggota tim bisa diberikan tanggung jawab sesuai bagiannya masing-masing.

4. Membuat Dokumen Bersama

Dalam membuat sebuah event, diperlukan dokumen bersama yang bisa diakses oleh seluruh anggota tim sehingga lebih mudah untuk merinci segala sesuatunya secara detail. Termasuk kontrak vendor manajemen event hingga informasi jumlah peserta. Dengan begitu akan lebih mudah mengetahui jika ada yang tidak sesuai.

5. Lakukan Run Through

Sekitar dua minggu sebelum hari acara, Anda perlu melakukan penelusuran terhadap semua proses acara. Jika ada hal-hal yang tidak sesuai maka bisa langsung diperbaiki sebelum acara berlangsung.

6. Buat Dokumentasi

Anda bisa mendokumentasikan acara yang diselenggarakan dengan menggunakan jasa fotografer profesional agar memberikan kesan yang profesional. 

Dengan mengikuti tips-tips manajemen event yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat wujudkan sebuah acara dengan lebih lancer, namun tentu melalui koordinasi yang baik. 

Apakah Anda tengah merencanakan acara besar yang berkesan? Jangan khawatir, Bumi Daya Plaza siap membantu Anda mewujudkannya. 

Dengan layanan event management kami, Anda dapat percaya bahwa setiap detail acara akan dikelola dengan teliti dan profesional. Dengan tim yang berpengalaman, kami siap bekerja sama untuk membuat acara Anda menjadi momen yang tak terlupakan dan sesuai dengan preferensi yang ada.

Jadi, jika Anda menginginkan acara yang sukses, berkesan, dan sesuai dengan harapan, percayakan kepada Bumi Daya Plaza dan ubungi kami sekarang!