Seperti yang sudah diketahui, resepsionis merupakan orang pertama di perusahaan yang akan menyambut kedatangan tamu. Itulah mengapa seorang resepsionis dituntut untuk selalu bersikap ramah dan memberikan kesan yang baik dalam menjalankan tugas. 

Secara umum, resepsionis bertugas memberikan informasi dan melayani setiap pelanggan atau tamu yang datang ke perusahaan, kantor, maupun hotel. Dengan demikian resepsionis menjadi penghubung antara pelanggan dengan pihak manajemen di perusahaan.

Bukankah tugas seorang petugas resepsionis lebih dari sekadar memberikan informasi dan melayani tamu? Tentu benar, dan berikut pembahasa terkait tugas-tugasnya.

Apa saja Tugas dari Seorang Petugas Resepsionis?

Resepsionis, karyawan perusahaan yang ditempatkan di bagian depan dengan tujuan untuk memudahkan tamu atau pelanggan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 

Adapun tugas dan tanggung jawab dari seorang resepsionis antara lain:

  • Menyambut dan menyapa pelanggan atau tamu yang datang, serta memberikan informasi yang dibutuhkan.
  • Tugas resepsionis selanjutnya yaitu mencatat data setiap pelanggan yang datang.
  • Menerima panggilan telepon dan mentransfer panggilan kepada nomor yang dituju sesuai permintaan.
  • Membuat laporan kegiatan secara berkala dan mencatat semua panggilan ke dalam log book.

Syarat Petugas Resepsionis

Petugas resepsionis bisa membantu meningkatkan image dan reputasi perusahaan dengan pelayanan yang berkualitas. Untuk itu, ada beberapa syarat yang yang perlu dipenuhi oleh seorang resepsionis. 

1. Bekal Pengetahuan Umum dan Khusus

Salah satu syarat yang harus dipenuhi adalah memiliki bekal pengetahuan umum yang berkaitan dengan budaya termasuk bahasa asing, karena pelanggan yang datang bisa dari mana saja. Selain itu, juga diperlukan pengetahuan khusus yang berkaitan dengan product knowledge.

2. Kepribadian yang Bertanggung Jawab, Ramah dan Sopan

Syarat lainnya berkaitan dengan kepribadian dan karakter individu. Dalam hal ini dibutuhkan kepribadian yang bertanggung jawab, ramah dan sopan karena dalam menjalankan tugas, resepsionis akan menghadapi berbagai macam karakter pelanggan atau tamu. Selain itu, juga harus mampu bersikap profesional dengan tugas yang dimiliki.

3. Keterampilan Komunikasi, Komputer dan Pelayanan Pelanggan

Selanjutnya, terkait dengan kemampuan berkomunikasi yang baik, mencakup penggunaan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti, keahlian dalam penggunaan komputer, dan pelayanan pelanggan.

Jadi, tugas resepsionis sangat penting dalam menciptakan pengalaman positif bagi setiap tamu yang datang, sekaligus menjaga kelancaran operasional perusahaan. Untuk itu, perusahaan perlu memiliki petugas resepsionis yang berkualitas sehingga dapat memberikan kontribusi positif terhadap citra dan reputasi perusahaan.

Bumi Daya Plaza merupakan penyedia jasa outsourcing yang telah terpercaya dan berpengalaman dalam menyediakan tenaga alih daya. Kredibilitas kami terbukti dan diakui melalui kerjasama yang telah terjalin, mengelola lebih dari 15.000 tenaga alih daya di berbagai perusahaan BUMN dan swasta ternama.

Selain tenaga resepsionis, kami juga menawarkan outsourcing management yang mencakup pramubakti, pengemudi, teknisi, IT, Collection, dan masih banyak lainnya.

Silahkan hubungi kami untuk konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda.